J’ai besoin d’un outil simple : un backoffice pour gérer mes formations, automatiser les préinscriptions et attirer plus de leads
Dans un contexte où la digitalisation est devenue un facteur clé de compétitivité, les organismes de formation doivent moderniser leur organisation interne et leurs parcours clients.
Gestion des sessions, inscriptions, suivi administratif… sans les bons outils, ces processus deviennent chronophages et génèrent des erreurs.
COFAS, acteur reconnu de la formation professionnelle, a fait appel à Idetik pour concevoir un logiciel de gestion d’organisme de formation sur-mesure. L’objectif était clair : simplifier la gestion des formations, automatiser les pré-inscriptions et accroître le nombre de leads entrants.
La gestion administrative d’un organisme de formation repose sur de nombreux processus répétitifs :
Sans outil adapté, ces tâches mobilisent beaucoup de temps et limitent la capacité de l’organisme à se concentrer sur l’essentiel : développer ses formations et attirer de nouveaux participants.
COFAS faisait face à plusieurs difficultés :
Manque de centralisation des données
Gestion manuelle des pré-inscription
Visibilité réduite sur l’activité en temps réel
Besoin d’augmenter les leads qualifiés via son site internet
Ces défis sont communs à de nombreux centres de formation, et expliquent pourquoi le recours à un logiciel de gestion pour centre de formation devient incontournable.
Aujourd’hui, le marché propose différents types de logiciels de gestion des formations :
Si les solutions gratuites séduisent au premier abord, elles présentent souvent des limites :
Pour COFAS, il était essentiel de disposer d’un outil flexible, robuste et évolutif, capable de s’adapter à ses besoins spécifiques.
Idetik a conçu une interface unique centralisant l’ensemble des opérations liées à la gestion de centre de formation :
gestion des catalogues et programmes de formation,
planification des sessions et disponibilité des formateurs,
inscriptions et suivi des apprenants,
génération automatique des documents administratifs.
Ce logiciel de gestion de centre de formation simplifie considérablement le travail quotidien des équipes et leur offre une vision globale en temps réel.
L’un des enjeux majeurs pour COFAS était la gestion des pré-inscriptions. Avant la transformation digitale, ce processus nécessitait plusieurs échanges manuels et pouvait entraîner des délais.
Grâce à l’automatisation mise en place :
les apprenants remplissent un formulaire en ligne,
les données sont synchronisées automatiquement dans le back-office,
une confirmation est envoyée sans intervention humaine,
les équipes peuvent se concentrer sur l’accueil et l’accompagnement.
Résultat : un gain de temps considérable et une expérience utilisateur améliorée.
Le développement de ce logiciel de gestion des formations ne s’est pas limité à la partie administrative. Idetik a également pensé le parcours digital pour accroître le nombre de leads entrants :
formulaires optimisés pour la conversion,
suivi des demandes en temps réel,
meilleure qualification des prospects,
intégration avec les outils marketing et CRM.
Depuis la mise en place du logiciel sur-mesure, COFAS a observé :
une réduction significative du temps consacré à la gestion administrative,
une meilleure traçabilité et visibilité sur l’ensemble des formations,
une hausse du nombre de leads qualifiés,
une satisfaction accrue des équipes et des apprenants.
Contrairement à un logiciel gestion organisme de formation gratuit, limité dans ses capacités, la solution développée par Idetik a été pensée pour évoluer avec les besoins de COFAS.
L’expérience COFAS met en évidence plusieurs points clés pour tout organisme de formation souhaitant réussir sa transformation digitale :
Un logiciel doit s’adapter à l’organisation, pas l’inverse.
Libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée
Le logiciel de gestion ne doit pas seulement administrer, mais aussi générer des leads.
Les besoins d’un organisme de formation évoluent, le logiciel doit pouvoir suivre.
La collaboration entre COFAS et Idetik démontre la valeur d’une solution sur-mesure par rapport aux solutions standard du marché.
Un logiciel de gestion d’organisme de formation bien conçu est plus qu’un outil administratif : c’est un véritable levier de performance commerciale et de satisfaction client.
Vous êtes un organisme de formation à la recherche d’un outil adapté à vos besoins ?
Contactez Idetik pour développer votre logiciel de gestion pour centre de formation, pensé pour optimiser votre activité et générer plus de leads.
Étude de cas #6
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